Start Magazin Google Drive für Anfänger: 12 praktische Tipps, die jeder kennen sollte

Google Drive für Anfänger: 12 praktische Tipps, die jeder kennen sollte

Auch wenn die Konkurrenz mit Dropbox, Box & Co. groß ist, hat sich Google Drive bei Android-Nutzern langsam aber sicher zum führenden Cloudspeicher entwickelt. Aber der Dienst ist hat viel mehr zu bieten als ein einfach Dateien zu sichern. Er kann uns den digitalen Alltag in vielerlei Hinsicht vereinfachen. Mit den folgenden Tipps möchte ich euch einige Anwendungsbeispiele zeigen.

Google Drive ist nicht nur ein Online-Speicher, sondern auch das ideale Tool, um gemeinsam Dokumente zu bearbeiten und Dokumente mit Freunden, Bekannten oder Arbeitskollegen zu teilen.

1. Dokumente freigeben und gemeinsam nutzen

Um ein neues Dokument zu erstellen benutzt du den roten Plus-Button rechts unten auf deinem Display. Nun kannst du aus verschiedenen Aktionen auswählen und entscheidest dich also für das Google Dokument. Jetzt kannst du ihm direkt einen Namen geben indem du das Dreipunktesymbol drückst und dann auf Details gehst, hier kannst du es umbenennen.

Ich habe mir so zum Beispiel einen „Live-Einkaufszettel“ gemacht, indem ich jetzt nach unten gescrollt bin und meine Frau hinzugefügt habe. Sie darf den Zettel bearbeiten. Das Ganze funktioniert über die e-Mailadresse der betreffenden Person, da sie das ganze natürlich bestätigen muss. Hast du die Adresse nicht in Deinen Kontakten hinterlegt, musst du sie eben kurz eintragen. Google bestätigt mir nun dass diese Person hinzugefügt wurde. Auch Google Gruppen kannst du so hier einfügen.

Hier kannst du ganz einfach Personen hinzufügen
Hier kannst du ganz einfach Personen hinzufügen
Hier regelst du die Zugriffsrechte und verfasst eine kleine Nachricht
Hier regelst du die Zugriffsrechte und verfasst eine kleine Nachricht

Das gleiche Prinzip funktioniert genauso für Ordner, Tabellen oder Präsentationen. Beim Ordner wird jeglicher Inhalt dann mit den eingeladenen Personen direkt geteilt, klar.

2. Geteilte Dokumente schnell finden

Trotz der wirklich guten Übersichtlichkeit von Drive kommt es durchaus auch mal vor dass man verzweifelt nach einem bestimmten Dokument sucht, aber vielleicht den genauen Namen nicht mehr auf der Pfanne hat. Für solche Fälle bietet Google, wie auch in der normalen Websuche, verschiedene „Operatoren“ (Suchkriterien) an. Die offizielle Liste findest du hier.

Zum Beispiel kannst du sehr schnell nach geteilten Dokumenten suchen. „to: xxxx“ in das Suchfeld eingegeben liefert Dir diejenigen die du an bestimmte Personen freigegeben hast, umgekehrt bekommst du mit „from: xxxx“ die angezeigt, die für dich freigegeben wurden.

Oder du suchst nach einem Video? Für Dateien eines bestimmten Typs benutzt du “type: xxxx” (ein Video wäre also type: Video…).

Die Suche mit den Operatoren fördert die gesuchten Videos zutage
Die Suche mit den Operatoren fördert die gesuchten Videos zutage
Auch ein Datum kann als Filter verwendet werden
Auch ein Datum kann als Filter verwendet werden

Wie bei solchen Suchbefehlen üblich kann man hier wirklich eine Menge Zeit und Nerven sparen wenn man sie kennt, es lohnt sich wirklich!

3. Dokumente mit Widget scannen

Eine richtig tolle Funktion ist, dass Drive Dokumente (Rechnungen, Kostenvoranschläge, Tankquittungen…) scannt, in ein PDF-Dokument umwandelt und direkt in einen vordefinierten Ordner abspeichert.

Hierfür kannst du Dir ein Widget auf Deinen Homescreen ablegen. Das geht so:

  1. Öffne Deinen Appdrawer und gehe auf Widgets. Suche hier dann nach „Google Drive-Scan“. Jetzt kannst du es auf dem Homescreen platzieren.
  2. Nun öffnet sich die Auswahl „Scans hochladen in…“, hier kannst du nun einen vorhandenen Ordner auswählen oder einen Neuen erstellen (Ordnersymbol rechts oben).
  3. Mit diesem Widget kannst du Dir auf dem Homescreen sozusagen einen Workflow einrichten hinter dem Deine Drive-Ordnerstruktur steht. Einfacher geht’s nicht!
So kannst du Dokumente direkt in die gewünschten Drive-Ordner scannen
So kannst du Dokumente direkt in die gewünschten Drive-Ordner scannen
Pro Widget lässt sich nur 1 Ordner auswählen oder neu erstellen
Pro Widget lässt sich nur 1 Ordner auswählen oder neu erstellen

Die Widgets lassen sich natürlich alle zusammen in einen Ordner bündeln um Platz zu sparen (einfach die Widgets übereinander ziehen, den Ordner wie gewünscht umbenennen).

4. PDF-Dateien bearbeiten

Was viele nicht wissen: Um PDF’s zu bearbeiten braucht man heutzutage keine teuren Programme mehr, auch das erledigt Drive für Dich!

Auch PDF´s lassen sich nach dem Upload beliebig bearbeiten und konvertieren
Auch PDF´s lassen sich nach dem Upload beliebig bearbeiten und konvertieren

Dafür lädst du die betreffende PDF-Datei hoch (drücke den roten Neu-Button und auf hochladen) und öffnest sie als Dokument (Kontextmenü, als Google Docs öffnen), nun kannst du sie weiter bearbeiten und anschließend wieder als PDF oder natürlich auch als Docs- oder Word-Dokument abspeichern (die Datei herunterladen als). Du kannst auch einstellen dass Drive hochgeladene Dateien immer gleich ins Docs Editors Format konvertiert. Diese Einstellung findest du etwas versteckt in deiner Ablage unter Einstellungen, und Allgemein.

Auf Wunsch werden Uploads automatisch in das Docs-Editors-Format konvertiert
Auf Wunsch werden Uploads automatisch in das Docs-Editors-Format konvertiert

5. Fotos und Videos automatisch sichern

Google bietet euch seit der I/O 2015 unbegrenzten Cloudspeicher für eure Fotos und Videos bis 16MP/1080p. Darunter dürften die allermeisten mit dem Smartphone gemachten Fotos und Videos fallen.

Das dürfte eine großen Teil der Smartphone-Kameras abdecken
Das dürfte eine großen Teil der Smartphone-Kameras abdecken

Perfekt um sie in Drive zu speichern. Zur automatischen Sicherung zählen sowohl die mit der Smartphone-Kamera aufgenommenen Fotos und Videos als auch darauf gespeicherte, wie zum Beispiel bei Instagram „gelikte“ Fotos. Schon vorhandene Fotos auf dem Gerät werden einbezogen. Um die Funktion zu aktivieren drückst du innerhalb der Fotos App rechts oben auf das Dreipunktesymbol, dann auf Einstellungen, nun kannst du die automatische Sicherung anstellen. Spätestens wenn du Dir die neue Fotos-App herunterlädst wirst du auch automatisch gefragt ob du kostenlos unbegrenzt Fotos speichern möchtest.

Den Upload sollte man lieber im heimischen WLAN vornehmen
Den Upload sollte man lieber im heimischen WLAN vornehmen

Auch wenn du diese Funktion nutzt, kannst du natürlich weiterhin wie gewohnt auch größere Fotos dort ablegen, die werden dann allerdings Deinem Speicherkontingent angerechnet.

6. Gmail-Anhänge automatisch in Drive speichern

Oftmals hat man Dateianhänge zu verschicken die relativ groß sind. Zum Beispiel einen Haufen Kinderbilder oder ein Video für die Großeltern. Da hat man gerade alles zusammengesammelt und an die Mail angehängt, da meckert der kostenlose Mailanbieter schon über die Übergröße, das ist irgendwie frustrierend…

Die Zeiten sind zum Glück vorbei, mit Drive verschickst du jetzt bis zu 10 GByte
Die Zeiten sind zum Glück vorbei, mit Drive verschickst du jetzt bis zu 10 GByte

Hier schafft Gmail Abhilfe, indem nur ein Link zu dem betreffenden Video oder den Fotos versendet wird mit dem der Empfänger das Video oder die Fotos dann von deinem Drive herunterladen kann. Falls die Datei an einer anderer Stelle liegt, wird sie zuvor zu Google Drive hochgeladen. Ihr werdet per Bildschirmmeldung durch den Prozess geführt. Dafür müsst ihr folgendes tun:

  1. Öffne Gmail als App im Browser und drücke dann den roten Schreiben-Button.
  2. Nun drückst du das Drive-Symbol und auf Hochladen.
  3. Jetzt musst Du unten rechts den Anhang oder die Datei auswählen oder herüberziehen. Und schon kannst du sie hochladen.
  4. Nun dauert es einen Moment bis der Ladevorgang abgeschlossen ist und du ihn senden kannst.

Der Empfänger kann sich nun die Anhänge auf seinen Computer herunterladen. Außerdem kannst du auch per Gmail empfangene Anhänge automatisch in Drive speichern. Das geht am heimischen PC in Chrome so: In der Mail schwebst du mit dem Cursor über dem Anhang, jetzt werden Dir zwei Optionen angezeigt, eine davon ist die Möglichkeit den Anhang in Drive zu speichern. Augenblicklich nach Anklicken von “in Drive speichern” wird der Anhang geladen und du wirst gefragt wo du ihn hin verschieben möchtest.

Gespeichert wir erst in der Ablage, du kannst den Anhang aber direkt verschieben
Gespeichert wir erst in der Ablage, du kannst den Anhang aber direkt verschieben

In der Gmail-App erscheinen bei einem Foto automatisch zwei Icons. Eines für den Download und ein Drive-Logo für das Speichern in der Google-Cloud. Alternativ findest du die entsprechende Funktion auch im Kontextmenü von Gmail, wenn du das Foto angeklickt hast (In Google Drive speichern).

Es gibt auch noch die Möglichkeit das ganze automatisiert durch ein Script zu realisieren, was aber relativ kompliziert ist. Ich habe das ganze tatsächlich lange Zeit durch IFTTT erledigen lassen, dann landet aber halt auch alles dort, was wiederum nicht sehr übersichtlich ist. Und so kann man vorher schon ein wenig Auslese betreiben. Das geht ganz gut, normalerweise hat man ja auch nicht so ein riesiges e-Mailaufkommen und möchte einige wichtige Anhänge gezielt speichern.

7. Tweets & Facebook Posts automatisch in Drive sichern

Hierfür brauchst du die eben erwähnte App IFTTT bzw. neuerdings IF by IFTTT. Mit dieser App lässt sich noch so einiges mehr anstellen. Stöbere unbedingt mal durch die Rezepte, da sind wirklich viele erstklassige Ideen dabei die dir helfen, deinen Androiden noch vielseitiger einzusetzen! Um Ihre volle Wirkung zu entfalten musst du ein Benutzerkonto anlegen, so funktionieren deine Rezepte quer über alle  Geräte.

Mittlerweile gibt es eine große Auswahl an Rezepten für Drive
Mittlerweile gibt es eine große Auswahl an Rezepten für Drive

Klicke oben rechts auf die Mörserschale und dann auf  das Pluszeichen. Jetzt kannst du nach Drive suchen. IFTTT zeigt dir alle vorhandenen Rezepte an, die mit Google Drive funktionieren Hier kannst du nun auswählen was dir gefällt! Wie gesagt, diese App ist wirklich umfangreich und vor allem kostenlos!

Es gehen zum Beispiel: Tweets, Facebook Posts, Facebook Fotos oder neue Telefonbucheinträge automatisch in Drive speichern lassen (Tabelle). Oder falls du noch Dropbox benutzt, könntest du die Dropbox mit deinem Drive synchronisieren lassen. Vielleicht würdest du gerne mehr über das geheime WiFi-Leben deines Androiden erfahren? Dann lass es dir in einer Tabelle dokumentieren!

Alle Tweets per Sheets für die Nachwelt konserviert ;)
Alle Tweets per Google Sheets für die Nachwelt konserviert ;)

Ich benutze diese App ausgiebig und möchte sie dir ganz besonders ans Herz legen. Mit den hauseigenen Google Apps zusammen bildet sie eigentlich das Rückgrat meines digitalen Lebens… Suchen musst du im Playstore nach IFTTT, denn IF findet er nicht. Oder du benutzt einfach den Link ein kleines Stück weiter oben.

8. Chrome-Erweiterungen und Apps für Drive

Chrome ist einer der beliebtesten Browser auf dem Markt, und das nicht ohne Grund. Er ist wirklich sehr leistungsfähig und eine große Stärke ist sein Webstore in dem es sehr viele großartige Apps und Erweiterungen gibt. Auch für Drive gibt es dort einige Perlen die ich dir kurz vorstellen möchte.

Eine schnelle Möglichkeit Links oder Screenshots in Deinem Drive zu speichern, bietet die Erweiterung „In Drive Speichern“.

So kannst du Katzen- und Hundefotos direkt sichern ;)
So kannst du Katzen- und Hundefotos direkt sichern ;)

Eine wirklich grandiose App ist „On the Go Maps“. Hiermit kannst du Routen planen und sie direkt in deinem Drive ablegen oder mit Freunden teilen. Das ist zum Beispiel perfekt für die nächste Fahrradtour oder Vatertagstour, so kannst du die Strecke auch gleich deinen Mitstreitern mitteilen.

Sehr praktisch für die nächste Vatertagstour mit den Kumpels
Sehr praktisch für die nächste Vatertagstour mit den Kumpels

Ich habe einen Cousin in Kanada mit dem ich ab und an, nicht oft, über e-Mail kommuniziere. Das ist meistens dann der Fall wenn Familienfeste anstehen zu denen die Verwandtschaft auch von weiter her anreist, so wie Hochzeiten oder zum Beispiel der 90.Geburtstag der gemeinsamen Oma. „Translate for Drive“ leistet da wirklich großartige Arbeit für mich, denn ich bin echt nicht derjenige der fließend Englisch spricht und vor allem schreibt. Hiermit kannst du ganz einfach Dokumente übersetzen lassen, sie beherrscht alle gängigen Formate.

9. Sensible Dokumente verschlüsseln

Seine Daten in der Cloud abzulegen, egal bei welchem Anbieter, ist immer so eine Sache. Auf der einen Seite verspricht der Cloudspeicher praktisch absolute Backup-Sicherheit, aber ist es denn generell als sicher zu bezeichnen seine Daten auf irgendwelchen Servern zu speichern von denen man eigentlich noch nicht mal so genau weiß wo sie eigentlich stehen?

Also betreibt man eine gewisse Vorlese und sichert natürlich nicht ganz sensible Daten dort, und den Rest sollte man dann lieber auch verschlüsseln. Mit Boxcryptor geht das relativ einfach.

Alle relevanten Dienste sind vertreten
Alle relevanten Dienste sind vertreten
Am besten erstellt man gleich einen Ordner
Am besten erstellt man gleich einen Ordner

Boxcryptor gibt es in einer kostenlosen Version, die es Dir erlaubt eine reine Verschlüsselung deiner Daten vorzunehmen, dazu erstellst du am einfachsten einen Ordner in deinem Drive. Alle Dokumente die du in Zukunft dort ablegst werden nach AES-256 und RSA verschlüsselt, schon mal ein Anfang. Auch einzelne Dokumente lassen sich verschlüsselt hochladen und in anderen Ordnern Deines Drives ablegen. Einen Wermutstropfen gibt es allerdings, denn die freie Version enthält leider nur die Lizenz für ein einziges mobiles Gerät.

10. Lizenzfreie Bilder und Quellenlinks (PC)

Bilder sagen bekanntlich mehr als tausend Worte, und deshalb hat es uns Google auch ganz einfach gemacht in unseren Docs, Tabellen oder Präsentationen lizenzfreie Bilder einzufügen. Befindest du dich in den genannten Dokumenten findest du sie unter Einfügen | Bild | Mehr | Suche | Stockfotos. Auch um etwas zu recherchieren muss man Drive nicht zwingend verlassen, klickt einfach Tools | Recherche. Schwebt man nun mit dem Cursor über den Ergebnissen kann man automatisiert Links oder auch Zitate hinzufügen.

Google bietet Bilder für nahezu jeden Anlass
Google bietet Bilder für nahezu jeden Anlass

11. Dateien nach Dateigröße sortieren (PC)

Google Drive bietet 15 GByte freien Speicherplatz. Ist erstmal eine ganze Menge, aber auch der kann mal knapp werden. Da bietet es sich manchmal an, die größten Speicherplatzfresser ausfindig zu machen. Das geht ganz einfach aus der Webversion heraus:

  1. Wenn du in Deiner Ablage den Cursor unten links über der Anzeige des genutzten Speichers schweben lässt gliedert Drive Dir grob auf in welchen Kategorien (Drive, GMail, Google+ Fotos) du wieviel Speicher belegst.
  2. Hinter der Kategorie Drive siehst du ein klitzekleines blaues i-Symbol, klicke es an und du erhältst eine absteigend sortierte Auflistung der größten Speicherfresser!
du kannst Deine Daten auf- oder absteigend sortieren lassen
du kannst Deine Daten auf- oder absteigend sortieren lassen
Über spezielle Aktionen lässt sich temporärer oder dauerhafter Speicher verdienen
Über spezielle Aktionen lässt sich temporärer oder dauerhafter Speicher verdienen

Übrigens gibt es immer mal wieder Aktionen bei denen man sich zusätzlichen, kostenlosen Speicher „verdienen“ kann. Halte einfach mal die Augen auf. Ich habe mir so bisher ein Speicherkontingent von 27 GByte erarbeiten können, das reicht schon für so einiges. Falls du darauf nicht warten kannst oder magst gibt es natürlich auch die Möglichkeit gegen Bares mehr Speicher zu erhalten. Ich finde Google liegt hier preislich auch in einem absolut vertretbaren Rahmen. 100 GByte kosten dich ca. 2 Euro.

12. Drive-Tastaturkürzel (PC)

Und zum Abschluss der Tipp, der dir bei der Arbeit mit Drive am heimschen Rechner am meisten Zeit spart: Mit [Strg] + [#] ruft du eine Übersicht von Kurzbefehlen auf.

Falls du mal eine Tastenkombination vergessen hast
Falls du mal eine Tastenkombination vergessen hast.

Kennst du weitere coole Tipps zu Google Drive? Dann lasse es uns in den Kommentaren wissen oder schreibe eine E-Mail an redaktion@android-user.de.

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