Der Dienst Organize.me will die Sortierung und Ablagerung von Dokumenten übernehmen, damit man darauf von überall zugreifen kann. Dabei setzten die Entwickler auf intelligente Analysesoftware, um das Sortieren der Dokumente automatisch vorzunehmen. Wie gut das in der Praxis tatsächlich funktioniert, steht im folgenden Artikel.
Nachdem die App heruntergeladen und installiert ist, muss man sich zunächst ein Konto anlegen und die darauffolgende E-Mail bestätigen. Ist dies geschehen gibt es eigentlich nur eines, was man nun tun kann: Dokumente (wie Rechnungen, jegliche Art von Unterlagen etc) hinzufügen. Dazu tippt man einmal auf das Plus-Symbol oben rechts neben der Suche. Dann stehen zwei Möglichkeiten zum Hinzufügen zur Verfügung: Mit der Kamera einscannen oder falls Digital verfügbar, das Dokument vom Handy oder aus der Cloud einfügen. Ist das gewünschte Dokument per Foto abgescannt worden, schneidet die App das Blatt Papier automatisch raus. In unserem Test funktionierte die ?Automatische Rahmenerkennung? ohne Fehler und die App hat den Rahmen, welchen man im Anschluss auch manuell verändern könnte, bei mehreren Tests so gesetzt, dass wir diesen nicht mehr verschieben mussten.
Nachdem ein Dokument in dem Posteingang hinzugefügt wurde, wird dieses analysiert, um es dann in eine Kategorie einzusortieren (ähnlich wie die E-Mails in Google Mail). Leider scheint diese Funktion nicht wirklich gut zu funktionieren. Wir haben einmal eine Wahlbenachrichtigung für die Europawahlen und einmal eine zweiseitige Rechnung von einem PC-Kauf eingescannt. Die Wahlbenachrichtigung wurde mit der Kategorie ?Rechnung? und die PC-Rechnung mit der Kategorie ?Sonstiges? getaggt. Eigentlich müsste es anders herum sein. Das ist aber kein Beinbruch, denn der Nutzer kann alle Einzelheiten manuell ändern. Dazu tippt man auf das Dokument einmal drauf und schon kann man Datum, Kategorie, Typ und Etikett festlegen.
Als Kategorien stehen folgende zur Verfügung: Mobilität, Finanzen, Haushalt & Wohnen, Gesundheit, Beruf & Ausbildung, Freizeit, Sonstiges, Behörde. Bei ?Typ? wählt man zum Beispiel Angebot, Mahnung, Lohn & Gehalt usw. aus. Mit ?Etiketten? sind Tags gemeint, damit man das entsprechende Dokument später auch über die Suche wiederfinden kann.
Nicht mehr aktuelle Dokumente kommen normalerweise ins Archiv (über das Sidemenü gelangt man ins Archiv und auch wieder zurück). Dies geschieht, indem man unter dem Dokument, in der grauen Leiste, das Archiv-Icon berührt. Ärgerlich, falls man ausversehen darauf gekommen ist, denn ein Zurück für das jeweilige Dokument scheint es nicht zugeben und man muss es im Archiv lassen oder löschen und neu einscannen. Das Archiv ist für die bessere Übersicht in drei Reiter unterteilt: Kategorie, Typ und Jahr.
Und die Webapp von Organize.me beherrscht sogar eine Volltextsuche. Das heißt, der Text auf den Unterlagen wird durch die Analyse komplett durchsuchbar.
Momentan ist Organize.me nicht viel mehr als ein digitaler Aktenordner mit Suchfunktion. Aber vielleicht muss es ja gar nicht mehr sein? Die App ist kostenlos und ohne Werbeeinblendungen, sehr positiv. Von uns gibt es 4 von 5 möglichen Sternen.
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