Auf Ihrem Windows-Desktop benutzen Sie das E-Mail-Programm Outlook, und Sie möchten nun das Adressbuch zu Android migrieren? Kein Problem: mit unserer Schritt-für-Schritt-Anleitung klappt das problemlos.
Einen direkten Weg von Outlook zu Android gibt es nicht, es sei denn, der Hersteller Ihres Smartphones hat eine passende Lösung im Angebot, was aber bei den wenigsten Smartphone-Herstellern der Fall ist. Es gibt aber eine sehr einfache Lösung, um das Adressbuch von Outlook auf Ihrem Androiden nutzen zu können. Sie müssen es einfach in GMail importieren und die Synchronisierung mit dem Android-Kontakten erlauben.
Wir gehen bei dieser Anleitung davon aus, dass Sie Outlook 2010 benutzen. Falls Sie noch Outlook 2003/2007 einsetzen, müssen Sie im ersten Schritt nur den Menüpunkt Datei | Importieren/Exportieren auswählen, die restlichen Schritte sind in etwa identisch. Die offizielle Dokumentation von Microsoft finden Sie unter [1].
Outlook-Export
Starten Sie Outlook und öffnen Sie das Datei-Menü. Outlook hebt automatisch den Eintrag Informationen hervor, uns interessiert aber der Eintrag Optionen unten links (Abbildung 1). Ein Klick darauf öffnet einen neuen Dialog mit sehr vielen Einstellungsmöglichkeiten. Wählen Sie hier Erweitert und anschließend unten rechts den Eintrag Exportieren aus (Abbildung 2, rot markiert).
Es öffnet sich der Import/Export-Assistent in einem neuen Fenster. Von diesem Schritt aus können Sie die Anleitung auch mit älteren Outlook-Versionen verfolgen. Hier wählen Sie den Eintrag In Datei exportieren und klicken auf Weiter. Im neuen Fenster mit dem Titel In Datei exportieren erhalten Sie nun zahlreiche Dateiformate zur Auswahl. Je nachdem, ob Sie das Adressbuch noch bearbeiten möchten und über welche Software Sie auf Ihrem Windows-Rechner verfügen, entscheiden Sie sich für Kommagetrennte Werte (DOS) als Format oder Microsoft Excel. Falls Sie sich für Excel entscheiden, müssen Sie die Daten später aus Excel noch einmal als kommagetrennte Werte exportieren. Wir empfehlen deshalb, den obersten Eintrag Kommagetrennte Werte (DOS) zu benutzen (Abbildung 3).
Nach einem Klick auf Weiter erhalten Sie eine Auswahl der zur Verfügung stehenden Ordner. Markieren Sie hier den Eintrag Kontakte und klicken Sie auf Weiter. Es erscheint der Dialog zum Speichern einer Datei. Klicken Sie hier auf Durchsuchen?, um das Verzeichnis für den Export anzugeben und wählen Sie anschließend ein passendes Verzeichnis, zum Beispiel Eigene Dateien oder den Desktop. Geben Sie der Datei einen aussagekräftigen Namen (zum Beispiel outlook-kontakte) und klicken Sie auf Ok und im folgenden Dialog auf Weiter.
Der letzte Dialog des Fensters In eine Datei exportieren zeigt Ihnen an, dass die Kontakte aus dem Ordner Kontakte exportiert werden. Findet Outlook noch weitere Kontakte, dann markieren Sie dort ebenfalls die Checkbox. Ein Klick auf Fertig stellen legt die Exportdatei an. Je nach Anzahl der Kontakte kann dieser Vorgang ein paar Sekunden dauern.
Import in Gmail
Am besten werfen Sie jetzt einmal einen Blick auf die exportierte Datei. Haben Sie das Format csv (Comma Separated Value) gewählt, und verfügen nicht über Microsoft Office, dann können Sie diese Datei auch mit der frei verfügbaren Office-Suite LibreOffice öffnen. Das Programm erkennt automatisch, dass es sich um eine Tabelle mit Kommata als Trennzeichen handelt. Die Kopfzeile der Datei dürfe ziemlich lang sein, da Outlook sehr viele Felder kennt. Meistens beginnt Sie mit dem Titel, Vornamen, zweiten Vornamen und Nachnamen, gefolgt von der Firma und der Adresse der Firma. Überprüfen Sie, ob die benötigten Angaben (Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer) vorhanden sind und tragen Sie fehlende Daten von Hand nach. Es ist einfacher, diese in der Tabellenkalkulation schnell einzugeben, als nachträglich in der Weboberfläche von Gmail.
Sind Sie mit den exportierten Daten zufrieden, loggen Sie sich in Ihren Gmail-Account ein und klicken unterhalb des Google Logos auf den Eintrag Gmail. Im kleinen Menü wählen Sie nun den Eintrag Kontakte aus, um zum Adressbuch zu gelangen. Einfacher geht das, wenn Sie gleich [2] im Browser öffnen.
Für den Import klicken Sie nun oben in der Mitte auf die Schaltfläche Mehr und wählen aus dem Dropdown-Menü den Eintrag Importieren?. Ein kleiner Dialog weist Sie daraufhin, welche Formate Gmail importieren kann. Klicken Sie hier auf Datei auswählen, um die aus Outlook exportierte Datei auszuwählen. Gmail erkennt die Spalten der Datei automatisch und fügt die Einträge nach einem Klick auf Importieren als neue Gruppe dem Adressbuch hinzu. Nun können Sie Gmail noch benutzen, um Duplikate zu finden oder verschiedene Einträge zur gleichen Person zusammenzufügen.
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Synchronisation mit Android
Wenn Sie die Synchronisationsfunktion von Android bereits benutzen, dann erscheinen Ihre Kontakte mit dem Import auf dem Webfrontend von Gmail automatisch auch im Android-Adressbuch. Haben Sie den automatischen Abgleich deaktiviert, dann wechseln Sie auf dem Android-Gerät in die Einstellungen und wählen Konten | Google und tippen hier Ihr Google-Konto an. In der Liste der Einträge setzen Sie nun die Checkbox bei Kontakte und Personendetails. Die Synchronisierung startet nun automatisch.
Tipps
Wie Sie beim Import in Gmail vielleicht festgestellt haben, kann Google auch die Kontakte als Outlook kompatible CSV-Datei exportieren. Möchten Sie also das Adressbuch von Outlook und Gmail zusammenführen, dann ist es keine schlechte Idee, zunächst die Gmail-Adressen zu exportieren, in Outlook zu importieren und anschließend wieder bei Gmail zu importieren. Doppler oder sogar mehrfach vorhandene Kontakte lassen sich dabei allerdings selten ganz vermeiden. Immerhin ist Gmail recht intelligent, was das Zusammenführen von Kontakten anbelangt.
Auch auf dem Android-Gerät lassen sich Kontakte zusammenführen, falls Sie mehrere Gmail-Accounts pflegen und Einträge deshalb doppelt erscheinen. Dazu öffnen Sie den Kontakt und wählen oben rechts aus dem Kontextmenü den Eintrag Bearbeiten aus. Tippen Sie nun erneut auf das Kontextmenü, dann finden Sie hier einen Eintrag Zusammenführen, um die Person mit einem bereits bestehenden Kontakt zu verbinden.
Eventuell möchten Sie nicht nur die Kontakte sondern auch gleich die kompletten E-Mails von Outlook zu GMail übernehmen. Dazu bietet sich der Umweg über PST-Dateien und das E-Mail-Programm Thunderbird an. Es kann die von Outlook exportierten PST-Dateien einlesen und anschließend in MBOX-Maildateien exportieren. Diese lassen sich wiederum problemlos in Gmail importieren.
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