Klassische Terminkalender in Papierform muten zunehmend wie Relikte aus der Steinzeit an. Smartphones schicken sich an, die Terminplanung zu übernehmen. Wir erklären die Grundlagen dazu.
Termine zu verwalten gehört neben der Telefonie, dem Fotografieren und der Kontaktpflege über soziale Netzwerke zu den wichtigsten Verwendungszwecken von Smartphones. Durch die enge Verzahnung mit den Google-Diensten bringen Android-Geräte hier ideale Voraussetzungen mit, um jederzeit den Überblick über die persönliche Zeitplanung zu behalten.
Alles Kalender, oder was?
Für das eine oder andere Fragezeichen sorgt bereits die Begrifflichkeit: Was unter dem Begriff Kalender zu verstehen ist, ist keineswegs eindeutig. Eine klare Unterscheidung der Bedeutungen ist notwendig, um die Arbeitsweise der Terminverwaltung auf dem Smartphone zu verstehen.
Mit Kalender kann folgendes gemeint sein:
- die Kalender-App
- der Google-Kalenderdienst
- eine lokale Kalender-Datei
- ein Online-Kalender im Google-Kalenderdienst
All dies wird regelmäßig gerne schlicht Kalender genannt, die Unterschiede sind jedoch recht groß. Die Kalender-App ist die Verwaltungszentrale der Termine. Sie greift je nach Android-Version und Smartphone-Hersteller auf einen lokalen Kalender zu, integriert aber auch die Kalender, die mit Google synchronisiert werden. Die App sorgt für Terminübersichten, ermöglicht die Neuanlage oder Änderung von Terminen und bietet nützliche Erinnerungsfunktionen.
Der Google-Kalender – oder besser: der Google-Kalenderdienst – ist eine sehr mächtige Möglichkeit, Termine online in der Internet-Cloud zu speichern. Voraussetzung dafür ist lediglich ein Google-Konto, das für die Nutzung eines Android Smartphones ohnehin obligatorisch ist. Die Kalenderdaten werden dann über die Google Kontosynchronisation bequem mit dem Smartphone abgeglichen.
Die eigentlichen Termindaten sind in einer oder mehreren Kalenderdateien auf dem Smartphone oder innerhalb des Google-Kalenderdienstes gespeichert. Diese einzelnen Kalender verstehen sich wie Kategorien. Sinnvoll benannt bringen diese Kategorien Struktur in die Terminflut. So können Sie zum Beispiel einen separaten Kalender für Ihre persönliche Termine einrichten und einen zweiten für ihre geschäftliche Agenda, einen für den Fußball-Stammtisch und einen für die wichtigsten Bundesliga-Begegnungen und so weiter.
Online oder offline?
Auch wenn die Wörter "offline" und "online" inzwischen schon fast zum allgemeinen Sprachgebrauch gehören, möchten wir die Begriffe hier kurz erklären. Unter einem Offline-Kalender versteht man eine lokale Kalenderdatei, die auch dann verfügbar ist, wenn keine Internetanbindung besteht. Ist der Kalender komplett offline, dann gibt es keine Kopie davon in den Google-Kalenderdiensten. Wird Ihnen das Smartphone gestohlen oder verlieren Sie es, dann sind die Informationen weg. Als Online-Kalender bezeichnet man eine Kalender-Datei, die im Internet auf einem Server gespeichert wird (in der Regel bei Google) und von dem auf dem Smartphone (nur) eine Kopie besteht. Ändern Sie an diesem Kalender etwas, dann sind die Änderungen sofort auf allen Geräten sichtbar, die diesen Online-Kalender ebenfalls integriert haben.
Android unterstützt seit Version 4.0 von Haus aus nur noch Online-Kalender (Google und Microsoft Exchange). Möchten Sie hier einen lokalen Offline-Kalender anlegen, dann müssen Sie dazu zunächst eine Google-Kalenderdatei einrichten und anschließend sämtliche Synchronisationsfunktionen ausschalten. Beim ersten Start legt Android dann eine lokale Kalenderdatei an, die sich weiterhin nutzen lässt, auch wenn keine Internetanbindung besteht. Alternativ nutzen Sie eine andere Kalender-App. Mehr dazu weiter unten.
Termine enthalten häufig durchaus sensible Informationen, etwa Namen von Personen, Adressen, Telefonnummern und vertrauliche Notizen. Die lokale Speicherung erscheint deshalb insbesondere im beruflichen Smartphone-Einsatz auf den ersten Blick als sicherer im Vergleich zur Online-Speicherung im Google-Kalenderdienst. Bei genauerem Blick offenbaren sich jedoch auch Nachteile: Zwar gibt man die Daten nicht aus der Hand. Doch die Möglichkeit eines Datenverlusts ist groß: Ein Zurücksetzen des Handys auf die Werkseinstellungen, Diebstahl oder technischer Defekt – und die Termine sind weg. Zumindest, wenn man nicht regelmäßig mit geeigneter Software wie MyPhoneExplorer die Daten wenigstens mit seinem PC gesichert hat.
Die Nutzung der Online-Kalender von Google erspart hingegen die eigene Datensicherung. Die Termine sind jederzeit verfügbar auf den Google Servern gespeichert und als lokale Kopie auf dem Handy vorhanden. Handy im Urlaub verloren? Kein Problem: Über einen beliebigen Web Browser lässt sich jederzeit von überall auf die Kalender zugreifen. Gerätewechsel? Parallele Nutzung von Smartphone und Android Tablet? Ebenfalls problemlos. Die Termine sind überall sofort und aktuell verfügbar.
Öffentliche Terminkalender, zum Beispiel Sportereignisse oder Schulferien, sind zudem über die Web-Oberfläche des Google-Kalenderdienstes bequem importierbar und stehen dann auch auf dem Smartphone zur Verfügung. Dabei nutzt der Google-Kalender das iCalendar Format mit der Dateiendung .ics zum Import. Öffentliche Kalender in diesem Format werden von vielen Websites zum Download angeboten.
Egal ob die Wahl nun auf lokale oder einen Online-Kalender fällt: Da wie dort ist es möglich und meist sinnvoll, zur deutlichen Unterscheidung der Terminarten mehrere Kalender zu erstellen. Apps und Widgets stellen dann die verschiedenen Kalenderkategorien in unterschiedlichen Farben dar. Wichtigkeit und Charakter eines jeden Termins ist dann bereits auf den ersten Blick ersichtlich.
Termine gemeinsam im Griff
Nicht um einen Online-Kalender hinweg kommen Sie, wenn Sie einen Kalender innerhalb der Familie oder unter Arbeitskollegen gemeinsam nutzen möchten. Der Google-Kalenderdienst ermöglicht dies auf sehr komfortable Weise. Entsprechende Berechtigungen werden über die Seite Kalender-Einstellungen | Kalender in der Web-Oberfläche von Google erteilt. Über Diesen Kalender freigeben trägt man dafür zunächst die E-Mail-Adressen der Personen ein, die auf den Kalender zugreifen sollen. Unter Berechtigungseinstellungen muss dann nur noch definiert werden, ob die einzelnen Personen Einblick in die eigene Terminverfügbarkeit oder auch in Termindetails erhalten sollen oder ob sie sogar Termine verändern oder neue Termine anlegen dürfen. Hinzugefügte Personen haben dann ab sofort über den Google-Webservice Zugriff auf den freigegebenen Kalender. Und über die Google-Kontosynchronisation ihres Handys sind alle Nutzer des Kalenders auch unterwegs jederzeit über die aktuelle Terminplanung informiert.
Sehr praktisch ist auch die Benachrichtigungsfunktion des Google-Kalenders. Auf der Seite Benachrichtigungen in den Kalender-Einstellungen der Google-Webseite stehen mehrere Optionen zur Verfügung, bei Terminänderungen, neuen Terminen oder Absagen auf Termineinladungen automatisch entsprechende Hinweise per E-Mail oder SMS zu erhalten.
Die Kalender-App
Egal, ob Sie die Termine auf dem Handy oder im Netz speichern und ob einzelne Kalender nun privat sind oder mit anderen geteilt werden: Für die optimale Terminübersicht und -pflege auf dem Smartphone ist die Kalender-App entscheidend. Die strikte Trennung zwischen der App und den eigentlichen Kalender-Dateien ermöglicht es, dass jeder Nutzer die für ihn perfekte Kalender-App auswählen kann. Von einer Kalender-App zu einer anderen zu wechseln, ist ein Kinderspiel. Termine gehen dabei nicht verloren. Auch die Möglichkeit, mehrere Kalender-Apps parallel zu nutzen, steht offen.
Android bringt von Haus aus eine Kalender-App mit, die meisten Hersteller wie Samsung, HTC oder Motorola ersetzen diese aber normalerweise durch eigene Apps. Im Google Play Store finden sich zudem viele Kalender-Apps für jeden Geschmack. Viele davon bringen praktische Widgets für den Homescreen mit. Diese geben bereits beim flüchtigen Blick auf das Handy Auskunft über anstehende Termine – das Starten einer App ist häufig gar nicht nötig. Aus der Flut an Kalender-Apps im Play Store haben wir drei besonders empfehlenswerte ausgewählt:
Business Calendar
Mit mehreren Millionen Downloads zählt der Business Calendar [1] zu den populärsten Kalender-Apps für Android. Und das zurecht. Denn die von einem deutschen Entwicklerteam gestaltete App sieht nicht nur gut aus, sondern überzeugt auch mit durchdachter Benutzerführung und cleveren Features. Rein optisch orientiert sich die App an den gewohnten Anblick etwa von Outlook oder dem Google-Kalender im Web. Nach dem Start zeigt die App die Übersicht einer definierbare Anzahl von Kalendertagen mitsamt ihrer Termine. Über die bekannte 2-Finger-Methode (Pinch-to-zoom) lässt sich die Darstellung vergrößern oder verkleinern und durch horizontales Wischen oder Verschieben ist eine Navigation in der Zeitleiste möglich.
Verfügbare Google-Kalender sind am unteren Bildschirmrand jeweils mit Name und Farbe zur freien Auswahl bereit. Damit werden einzelne Kalender ein- oder ausgeblendet. Eine Suchfunktion gestattet das rasche Aufspüren von Terminen anhand eines beliebigen Suchbegriffes. Sehr praktisch ist Terminübersicht, die sich auf die Auflistung der Termine der nächsten Tage konzentriert und im Menü zu finden ist. Ähnliche Terminlisten bieten auch mit die in hohem Maße konfigurierbaren Widgets, die die App mitliefert. Damit bietet Business Calendar vielseitige Möglichkeiten der Terminübersicht direkt auf dem Homescreen. Die Widgets sind dabei sogar scrollbar.
Überhaupt glänzt Business Calendar mit einer atemberaubenden Fülle an Konfigurationsmöglichkeiten. Schriftgröße, Farbgebung, Standard-Kalender und -Terminlänge, Startansicht und vieles, vieles mehr, lässt sich im Einstellungsdialog frei definieren. Klasse ist, dass auch ohne Anpassung die App sofort intuitiv nutzbar ist. Wer es individuell mag, der findet hier ein wahres Eldorado.
Jorte Kalender
Während Business Calendar eine kostenfreie, funktional eingeschränkte Version und eine kostenpflichtige Pro-Version unterscheidet, ist Jorte Kalender [2] komplett gratis. Was sich in weit mehr als 10 Millionen Play Store Downloads niederschlägt. Dabei kann sich der Funktionsumfang von Jorte absolut sehen lassen – teilweise geht die Konfigurierbarkeit von Jorte sogar über das hinaus, was Business Calendar bietet.
Sehr schön gelöst hat Jorte die übersichtliche Kombination aus Terminen und Aufgaben. Die oberen zwei Drittel des Standardbildschirmes der App zeigt eine Monatsansicht, im unteren Bereich finden sich die Termine des ausgewählten Tages sowie eine Liste der noch zu erledigenden Aufgaben. Diese komprimierte Darstellung ist praxisnah und gefällt. Auch sehr gut: Eine Feiertage-Datenbank bringt Jorte gleich mit. Ein Knopfdruck genügt und die deutschen Feiertage sind in den Kalender importiert.
Über Menü | Optionen | Einstellungen hält Jorte jede Menge Optionen zur Individualisierung bereit. Der In- und Export von Terminen und Aufgaben sowie die Möglichkeit, Google-Kalender in lokale Jorte-Kalender zu überführen und umgekehrt, machen Jorte zur eierlegenden Wollmilchsau in Sachen Terminplanung. Für die schnelle Info über den Homescreen des Handys hält Jorte eine Vielzahl von Widgets bereit. Hier bleiben keine Wünsche offen.
Schade, dass einige der zahlreichen Funktionen von Jorte nicht ins Deutsche übersetzt sind. In den Menüs muss man derzeit also einen bunten Mix aus Deutsch und Englisch in Kauf nehmen. Auch optisch wirkt Jorte ein wenig antiquiert. Zwei kleine Nachteile der kostenfreien Software. Die Funktionalität beeinträchtigt beides gleichwohl nicht.
aCalendar
Die App aCalendar [3] ist noch vergleichsweise jung, der Hersteller weist sie noch als Beta-Version aus. Dennoch arbeitet die App im Praxiseinsatz problemlos und stabil. aCalendar spricht insbesondere durch seine aufgeräumte und durchdachte Oberfläche an. Durch horizontales Wischen wechselt der User zwischen den angebotenen drei Ansichten Tag, Woche und Monat. Bei der Tages- und Wochenansicht ist ein zusätzlicher Monatsüberblick unten rechts in die Anzeige integriert. In der Tagesansicht werden zudem auch die Fotos von bis zu vier Kontakten angezeigt, die am jeweiligen Tag Geburtstag feiern.
Überhaupt weiß die Optik von aCalendar zu gefallen. Die Benutzerführung ist sehr intuitiv, allerdings beschränken sich die Einstellungsmöglichkeiten auf die wesentlichen Basisfunktionen. Dem gegenüber steht ein sehr ambitioniertes Entwicklerteam, das sich gerne auch mal innovative Features wie den Terminaustausch via NFC ausdenkt.
Während die kostenfreie Version von aCalendar nur auf Google-Kalender zugreift, ermöglicht die kostenpflichtige aCalendar+ Version unter anderem die Einrichtung lokaler Kalender. Erfreulich, dass aCalendar auch in der kostenfreien Version werbefrei und vollständig ins Deutsche übersetzt ist. Einen ausführlichen Artikel zu aCalendar finden Sie ebenfalls in dieser Ausgabe von Apps&Tipps.
Fazit
Die Möglichkeiten, die Android für die Verwaltung der persönlichen Terminkalender mit sich bringt, sind beträchtlich. Neben unzähligen Kalender-Apps finden User im Play Store auch jede Menge Lösungen für sehr spezielle Aufgabenbereiche – etwa Apps zur Optimierung der Erinnerungsfunktionen, Tools zur Synchronisation mit Outlook oder Spezialkalender für Schichtarbeiter. Sie alle machen aus Android Smartphones den perfekten persönlichen Zeitmanager.
Infos
