Um mit GMail eine vertrauliche Mail zu versenden musste bisher die Web-Anwendung genutzt werden. Das hat sich nun geändert und funktioniert auch über die GMail-App auf deinem Smartphone.
Versendest du eine normale E-Mail ist sie nach dem Klick auf den Senden-Button fast sofort beim Empfänger und kann im Normalfall auch nicht mehr zurückgeholt werden. Mit einer Confidential E-Mail, einer vertraulichen E-Mail behältst du die Kontrolle über die von dir versendete Mail. Du hast hier die Möglichkeit, den Zeitraum der Gültigkeit einer E-Mail anzugeben sowie die Kontrolle über den Empfänger zu behalten.
Diese vertraulichen E-Mails ließen sich, seit der Einführung der Funktion “Confidential Mode” bei GMail, auf allen Plattformen (auch auf dem Smartphone) öffnen. Versendet werden konnten sie jedoch nur über das Web. Ab sofort können die vertraulichen Mails jedoch auch über die Android- und iOS-App versendet werden.
Wie versende ich eine Mail im “Vertraulichen Modus”?
Du schreibst deine E-Mail ganz normal und klickst danach auf die drei Punkte oben rechts. Es öffnet sich ein Menü mit der Option “Modus Vertraulich”.
Per Klick darauf ist der “Confidential Mode” per Schieberegler aktiviert. Unter “Set Expiration” legst du das Ablaufdatum für die E-Mail fest (1 Tag, 1 Woche, 1 Monat, 3 Monate, 5 Jahre). Danach wählst du aus, wie und ob sich der Empfänger verifizieren muss (Standard oder SMS-Sicherheitscode).
In beiden Fällen wird die E-Mail auf einem Google-Server gespeichert und muss von dort abgerufen werden. GMail-Nutzer bekommen die Mail bei der Option Standard weiterhin sofort angezeigt.
Nutzer anderer E-Mail-Clients bekommen eine Link, welchen sie anklicken und danach einen Code auf das Smartphone gesendet. Dazu muss aber bei der Option, wie sich der Empfänger verifizieren muss, dessen Handy-Nummer angegeben werden.
Zugriffsrechte auf die vertrauliche E-Mail vorzeitig entfernen
Um dem Empfänger bereits vor dem Ablaufdatum der E-Mail die Zugriffsrechte zu entziehen öffnest du die App und dort das Menü. Hier wählst du die Option „Gesendet“ aus, öffnest die „Vertrauliche Mail“ und klickst dort auf den Button „Zugriffsrechte entfernen“. Der Inhalt ist nun abgelaufen und kann vom Empfänger nicht mehr abgerufen werden. Du kannst aber erneut wieder die Zugriffsrechte verlängern.
Mails im „Vertraulich-Modus“ suchen
- Suchst du Mails, welche du im „Vertraulich-Modus“ versendet hast gibst du in das Suchfeld von GMail l:^irm_outbound ein.
- Suchst du Mails, welche du im „Vertraulich-Modus“ empfangen hast gibst du in das Suchfeld von GMail
l^irm_inbound ein.
Fazit
Mit dem Confidential Mode ist ein praktisches Feature nun auch in der Smartphone-App vertreten. Die im Confidential Mode gesendeten E-Mails lassen sich ebenfalls nicht ausdrucken, weiterleiten oder kopieren. Ein Screenshot lässt sich jedoch erstellen und auch ein Klick auf die drei Punkte leitet einen Link der geöffneten Mail weiter an zum Beispiel WhatsApp. Klickt der Empfänger auf den Link kann er die geöffnete Mail (sofern sie noch gültig ist) abrufen….Hier besteht noch Verbesserungsbedarf.
