Erste Schritte mit dem Aufgabenmanager Any.do

Der Markt der Todo-Apps ist mittlerweile ein recht umfangreicher und hat mit Keep auch von Google Zuwachs erhalten. Die unangefechtete Nummer Eins ist aber weiterhin Any.do. Dieser Artikel erklärt, warum.

Smartphones und Apps sind toll. Doch für eine Anwendung eignen sich die smarten mobilen Dauer-Begleiter ganz besonders: Wie ein persönlicher Assistent nehmen sie Texte, Bilder oder über eine Sprachnotiz unsere Gedanken, Notizen und neuen Aufgaben auf. Sie speichern die Daten in einem zentralen, netzweit synchronisierten Repository, erinnern uns an anstehende Aufgaben oder geben die Aufgaben an andere weiter.

Mit Any.do [1] bekommt der User eine App, die stylish, schlicht und elegant ist, und dies in gestalterischer wie auch funktionaler Hinsicht. Any.do glänzt in elegantem weissen oder schwarzen Android-4-basiertem Layout. Neben der rein mobilen Schnittstelle ist ein webbasiertes Repository ein zusätzlicher Eingabe- und Organisationskanal, über den die vom mobilen Gerät synchronisierte Tasklist an jedem Arbeitsplatz verwaltet werden kann. Bei Any.do fehlt das Web-Home zwar noch, ein entsprechendes Feature ist jedoch in Planung. Da es außerdem eine schön gemachte Chrome-App gibt [2], vermisst man nicht viel. Any.do synchronisiert über den zentralen Hub auf beliebige mobile Geräte.

Planen wie die Profis

Sie sitzen in einem Meeting und bekommen den Auftrag, für ein Projekt zu recherchieren und dazu verschiedene Personen zu kontaktieren. Ihnen fallen dazu der Partner in San Francisco und der Partner in Shanghai ein. Da Sie sich in den nächsten Tagen in San Francisco aufhalten werden, tippen Sie die Voice-Taste neben dem Any.do-Eingabefeld, sprechen die Aufgabe "Meet Partner" per Google Voice auf und editieren den Task noch per Tastatur. Dabei schlägt Any.do bei den ersten Buchstaben des Namens den entsprechenden Kontakt aus dem Telefonbuch vor. Sie vervollständigen den Task über die Annahme des passenden Vorschlags und tippen den Plus-Button im Eingabefeld zur Speicherung des Tasks an.

Über das Antippen des Eintrages können Sie nun die Metadaten des Tasks verändern, die bei Any.do überschaubar, aber effizient sind. Da ist zunächst die Einordnung als wichtiger Task mit dem !!-Button. Ein solcher Task zeigt dann eine auffällige rote Markierung am linken Rand der Taskliste. Die Kategorisierung von Aufgaben nach Prioritäten setzt Any.do angenehm schlank um. Da man sich bei zehn Prioritäts-Leveln auch mal vertun kann, ist eine Einteilung in dringend und nicht dringend bei Any.do ganz handlich.

Der Folder-Button liefert eine Einordnung des Tasks in ein bestimmtes Themengebiet. Das Alarmsymbol ordnet dem Task eine Erinnerung per Alert zu oder setzt den Task auf wiederkehrend. Auch hier bestehen bereits praktische voreingestellte Fälligkeitstermine mit Heute, Morgen und nächste Woche. Any.do sortiert die Ansicht der Tasks später nach Thema oder Erledigungszeitpunkt mit Heute, Morgen, Anstehend und Irgendwann.

Wenn Sie den Titel des Tasks mit "Meet ?" beginnen, setzen Sie damit automatisch den Tasktyp Meeting. Über einen solchen Task kann Any.do direkt einen Termin in den Android-Kalender eintragen (Android 4.x vorausgesetzt). Tippen Sie auf das Set-Icon neben dem Eintrag, um zum Kalendereintrag zu gelangen.

Inzwischen hat Sie ein Anruf des Partners in Shanghai erreicht, was Sie allerdings nicht mitbekommen haben. Any.do meldet diesen verpassten Anruf und bietet wie das Android-System an, den Anrufer direkt zurückzurufen oder zu benachrichtigen. Darüber hinaus gibt es aber auch die Möglichkeit, den Rückruf später zu erledigen. Die App stellt dazu einen Task mit Rückruf-Erinnerung in der Tasklist an.

Coole Zusatzfeatures

Da Sie wegen Ihrer Reise nach San Francisco den Partner in Shanghai nicht mehr rechtzeitig selbst kontaktieren können, übergeben Sie diesen Task einem Kollegen: Das User-Icon eines Tasks bringt Sie zur Sharing-Funktion. Fordern Sie damit per E-Mail die Mithilfe bei dieser Aufgabe von einem Kontakt aus Ihrem Telefon an. Die Eingabe zeigt per Autovervollständigung verfügbare Google- oder lokale Telefon-Kontakte an, die im Adressbuch mit einer E-Mail-Adresse eingetragen sind. Besitzt Ihr Android-Smartphone einen NFC-Chip, delegieren Sie den Task einfach per Android Beaming an einen anderen Mitstreiter (Android 4.x und die Kontaktperson vor Ort vorausgesetzt). Ist der mit der Delegation Betraute ebenfalls ein Nutzer mit einer Any.do-ID, so wird der Task direkt in seiner Taskliste eingetragen. Ansonsten gibt er per E-Mail positives oder negatives Feedback.

Bei der Arbeit in Google-Mail erfassen Sie noch einige E-Mails des Partners in Shanghai als Task und deligieren die Wiedervorlage an Ihren Kollegen: Wie bei den verpassten Anrufen kann Any.do auch die Wiedervorlage einer E-Mail als Task eintragen. Dafür sorgt die Chrome-Erweiterung, welche einen zusätzlichen Button dafür in GMail einblendet.

Den Stand aller Tasks zu diesem Projekt sehen Sie auf einen Blick auf Ihrem Android-Desktop mit einer der zahlreichen Widget-Varianten. Was hier allerdings noch fehlt sind Widgets mit Datenfilterungen, z.B. die auf einen speziellen Folder beschränkte Ansicht. Allerdings ist selbst das Any.do-Element in der Statusleiste bereits sehr umfangreich und sogar interaktiv. Es zeigt Ihnen die Tasks des Tages an, lässt Sie die Tasks durchblättern oder einen neuen hinzufügen.

Um auch bei größeren Task-Listen den Überblick zu behalten, und um konsequent der "Aufschieberitis" entgegenzuwirken, bietet Ihnen Any.do mit "Any.do Moment" ein Planungstool, das mit Ihnen all jene Tasks einzeln durchgeht, die bereits einmal verschoben wurden oder kein Fälligkeitsdatum besitzen. Auch Any.do Moment lässt sich planen. Ist der Moment gekommen, meldet sich Any.do mit einem speziell animierten Screen, der in einer Art Progressbar die offenen Tasks anzeigt und Sie danach fragt, ob der jeweilige Task heute oder später erledigt wird, ob er bereits erledigt ist oder gelöscht werden soll.

Irgendwann kommt für jeden Task der Augenblick, in dem er erledigt ist oder gelöscht werden kann: Ihr Kollege meldet die Kontaktergebnisse vom Partner in Shanghai und Sie haben mittlerweile den Partner in San Francisco befragt. Nur einige Dokumentations-Tasks stehen noch aus und verlangen noch etwas Aufwand.

Diese noch ausstehenden Aufgaben setzen Sie auf eine spätere Fälligkeit. Dazu ordnen Sie diese in der Liste einfach per Drag und Drop auf Tomorrow, Upcoming oder Someday ein. Die fertigen Tasks erledigen Sie in Any.dos freundlicher grafischer Oberfläche mit Durchstreichen per Wischgeste. Die dann als erledigt gekennzeichneten Tasks bekommen Sie mit einem Schütteln des Geräts aus der Liste und schaffen so wieder Platz für neue Aufgaben.

Fazit

Sie müssen kein Profi sein, um von Any.do profitieren zu können. Die Android-App macht auch mit wenigen Aufgaben Spaß, vielleicht so gar noch etwas mehr: weil man diese dann öfters verschieben kann?