Ob im Büro, einer Besprechung oder auf Geschäftsreisen ? für viele Angestellte und erst recht Unternehmer ist das Smartphone ein ständiger Begleiter. Ihre Arbeit erleichtern zahlreiche kostenlose Apps, die im Google Play Store nur auf ihren Download warten. Hier eine kleine Auswahl vollkommen kostenloser Helfer, die auf keinem beruflich genutzten Androiden fehlen sollten.
Heutzutage müssen Mitarbeiter flexibel sein. Wann Herr Kules ins Büro spazieren muss und wann nicht, merkt sich sein Arbeitskalender Lite [1]. Der richtet sich vor allem an Schichtarbeiter beziehungsweise, wie in diesem Fall, an Berufe mit häufig wechselnden Arbeitszeiten. In der App lassen sich sogar Schablonen für Schichtpläne anlegen und diese dann mit wenigen Tipps dem Kalender überstülpen. Zusätzlich zählt sie geleistete Arbeitsstunden, Überstunden und das dabei verdiente Gehalt. Die Kalender landen wahlweise im Telefon, einem Google Kalender oder einem Exchange-Konto. Der große Funktionsumfang führt allerdings auch zu einer fummeligen und teilweise komplexen Bedienung.
Sobald Herr Kules das Büro betritt, zieht er nicht mehr eine Zeitkarte durch eine Stechuhr, sondern tippt einmal auf seine App Zeiterfassung [2]. Sie ermöglicht ihm eine genaue Kontrolle seiner Arbeitszeit und liefert ganz nebenbei auch noch einen peniblen Beleg für geleistete Überstunden. Die App unterscheidet auf Wunsch sogar zwischen verschiedenen Aufgaben (Tasks). Auf diese Weise kann unser Geschäftsmann schnell feststellen, wie viel Arbeitszeit er in ein bestimmtes Projekt gesteckt hat, was übrigens auch Freiberuflern bei der Abrechnung hilft.
Während sich Herr Kules ein heißes Koffeingetränk zuführt, überfliegen seine Augen den Wirtschaftsteil der drei größten Zeitungen. Dazu muss er mittlerweile nicht mehr die gedruckten Fassungen zerknittern, sondern nur noch sein Mobiltelefon oder Tablet streicheln. Genauer gesagt die App World Newspaper alias Zeitungen [3]. Sie zapft die Nachrichtenticker aller größeren Zeitungen und Zeitschriften auf der ganzen Welt an. Wie das eigene Aktienpaket steht, verrät ihm schließlich noch die App Finanzen100 [4]. Sie liefert übersichtlich die aktuellen Aktienkurse, sowie Meldungen aus der Finanzwirtschaft. Wer sich beim Anbieter registriert, kann sogar sein eigenes Aktien-Portfolio verwalten.
Treffer!
Pünktlich um halb Zehn schlurft Herr Kules zum Besprechungsraum. Wie jeden Montag trifft sich dort das ganze Team, um die anstehenden Aufgaben zu klären. Es wäre äußerst ärgerlich, wenn mitten in einer solch wichtigen Konferenz die eigene Mutter anrufen und in diesem Zuge das Smartphone klingeln würde. Zumindest letzteres verhindert wirkungsvoll Silent Time Lite [5]. Wie im Fall unseres Geschäftsmanns merkt sich die App sogar wiederkehrende Konferenzen und schaltet dann automatisch das Smartphone stumm. Übrigens weiß Herr Kules das Abschalten des Alarms auch in anderen Situationen zu schätzen – etwa um nachts nicht von seinem Chef zu Überstunden aus dem Bett geklingelt zu werden.
Während der Sitzung auftauchende Ideen und Notizen sammelt Herr Kules in der App Mindjet [6]. Die von ihr generierten Mindmaps sind optisch hübsch anzusehen und äußerst übersichtlich. Der Funktionsumfang lässt dabei für eine Mobilfunk-App kaum Wünsche offen. So dürfen ihre Anwender unter anderem Schriftfarbe, Schriftgrößen und das Aussehen jedes einzelnen Punktes recht umfassend ändern. Die gesamte Mindmap lässt sich schließlich als Text oder PNG-Bild ausgeben.
Die Besprechung läuft für unseren Geschäftsmann weniger gut: Er muss sich in der nächsten Zeit mit Vertrieb und dem Marketing treffen. Einen gemeinsamen Termin findet man heute bequem und anonym über den Dienst Doodle [7]. Mit der passenden Doodle-App [8] tippt Herr Kules schnell eine neue Umfrage zusammen und schickt einen Link an seine Kollegen. Die müssen den Link dann nur noch mit der Doodle-App oder im Web öffnen und ihre Terminwünsche eintragen, das lästige und zeitaufwendige Herumtelefonieren entfällt.
Sollte für ein persönliches Treffen keine Zeit bleiben, könnte Herr Kules mit dem TeamViewer für Meetings [9] schnell eine kleine Online-Konferenz aufbauen. Dazu müsste er dann allerdings erst über die Sofware TeamViewer Meeting auf seinem PC ein neues Meeting erstellen. In der App tippten seine Kollegen die erzeugte Meeting-ID ein und können dann umgehend mit allen anderen Teilnehmern sprechen beziehungsweise der Online-Präsentation unseres Geschäftsmanns folgen.
Gebucht
Zurück im Büro triff Herr Kules auf seinen Chef, der ihn umgehend für den Nachmittag nach Hamburg abkommandiert. Dort hält ein aus Chicago angereister potenzieller Kunde einen kleinen Vortrag – die ideale Gelegenheit, um das Geschäft endgültig klar zu machen. Also heißt es für unseren Geschäftsmann schnellstmöglich einen Flug sowie ein Hotel für die Nacht buchen. Für letzteres zieht Herr Kules die App des Hotels.com-Portals heran [10].
Im Suchformular gibt er den Zielort, das Anreisedatum sowie die Anzahl der Übernachtungen ein und schon liefert ihm die App ein paar passende Hotels. In denen kann er dann mit einem weiteren Tipp sofort ein Zimmer buchen. Herr Kules hat auf seinem Smartphone übrigens noch ein paar weitere Apps von konkurrierenden Anbietern installiert. Da die Preise und enthaltenen Hotels stark schwanken, findet er so als Vielreisender immer das günstigste Zimmer.
Um den passenden Flug kümmert sich Skyscanner [11]: Einfach Startflughafen und das Ziel einstellen und schon sucht die App passende Flüge heraus, samt den zugehörigen Preisen. Da sein Ziel in Deutschland liegt, prüft Herr Kules auch kurz noch den Preis für eine Bahnfahrt. Dabei hilft ihm der DB Navigator, der nicht nur alle möglichen Verbindungen heraussucht, sondern auch gleich noch eine Karte der Strecke, sowie die Buchung einer Fahrkarte anbietet [12].
Mit Zahnbürste und frischer Wäsche bewaffnet steht Herr Kules schließlich in Hamburg. Dort besorgt er sich mit Cab4me fix ein Taxi [13]. Die App ermittelt den aktuellen Standort und ruft dann direkt ein örtliches Taxiunternehmen an.
Quasselstrippe
Der Vortrag des potenziellen Kunden gerät wie erwartet zu einer langweiligen Tortur. Unser Geschäftsmann weiß sich jedoch zu helfen und bringt mit dem BullShitBingo etwas Schwung in den Konferenzraum [14]. Vor Veranstaltungsbeginn nennt er der App wahlweise vier oder acht (Buzz-)Wörter, die der Referent vermutlich sagen wird. Sobald später nach dem Start der Präsentation tatsächlich eines der Wörter fällt, streicht er es auf seinem Smartphone mit einem Fingertipp durch. Sobald er alle Begriffe ankreuzen konnte, schreit er laut Bingo und springt auf – zumindest ist das die Grundidee. Besonders viel Spaß macht das Spiel mit mehreren eingeweihten Teilnehmer.
Irgendwann geht auch jeder langweilige Vortrag einmal zu Ende. Zeit für Herrn Kules, den Kunden in einem persönlichen Gespräch auf seine Seite zu ziehen. Damit dabei keine wichtigen Informationen verloren gehen, wirft er SaveMeeting? an [15]. Die App verwandelt sein Smartphone in ein kleines Diktiergerät. Sie zeichnet jedoch nicht nur ganze Besprechungen auf und archiviert sie, sondern erstellt auch noch automatisch eine Abschrift des Gesagten.
Dazu schickt die App die aufgezeichneten Töne an einen Server von Savemeeting, der diese dann mithilfe einer Spracherkennung in ein Textdokument umwandelt. Auf diese Weise lassen sich bequem Absprachen noch einmal nachschlagen oder Zusagen beweisen. Während die Aufnahme läuft, setzt Herr Kules über die breiten Tasten am unteren Rand (Kapitel-)Marken und findet so später die entscheidenden Gesprächsphasen schnell wieder. Allerdings hat die App auch ein paar Haken: Die Abschrift funktioniert derzeit nur mit englischer oder spanischer Sprache, ihre Anwender benötigen ein Benutzerkonto bei SaveMeeting und sämtliche Aufnahmen landen grundsätzlich auf den Servern des Entwicklers – dem die Benutzer folglich vertrauen müssen.
Etwaige Sprachbarrieren überwindet Herr Kules gekonnt mit dem Multi Lang Dictionary + [16]. Das eingetippte Wort übersetzt die App nicht nur, sondern liefert auch gleich noch Zusatzinformationen, beispielsweise über die Wortherkunft. Darüber hinaus kann sie wie Google Translate ganze Sätze übersetzen (unter „Translate“) und die Ergebnisse vorlesen – letzteres allerdings nur dann, wenn das entsprechende Text-To-Speech-Paket installiert ist.
Auf die Frage des amerikanischen Kunden, was ihn das neue Produkt denn kostet, kann Herr Kules in wenigen Sekunden die richtige Antwort liefern. Zunächst rechnet er mit dem Mehrwertsteurrechner [17] die Mehrwertsteuer aus dem Euro-Preis und wandelt dann das Ergebnis mit der App Wechselkurse in US-Dollar um [18]. Letztgenannte App zieht in ihre Berechnungen übrigens immer die gerade aktuellen Wechselkurse aus dem Internet heran.
Tauschbörse
Herr Kules schafft es schließlich, den Kunden für sein Produkt zu begeistern. Die ausgetauschten Visitenkarten fotografiert der Abbyy Business Card Reader Lite [19], erkennt dann automatisch die darauf notierten Adressdaten und erstellt schließlich einen passenden Kontakt im Adressbuch. Damit das reibungslos funktioniert, tippt Herr Kules vor dem Fotografieren über „Take photo“ noch kurz in den „Options“ den Punkt „Recognition languages“ an und hakt dann die Sprache ab, in der die Visitenkarte vorliegt. Während die Lite-Variante nur den Vor- und Zunamen, Firmenname, sowie die erste Telefonnummer erkennt, übernimmt die kommerzielle Fassung des Business Card Reader [20] auch die übrigen Daten.
Der Kunde soll natürlich auch noch ein aktuelles Produktfoto erhalten. Für genau solche Fälle hat Herr Kules immer welche in seiner Dropbox liegen. Dieser Dienst stellt 2 GB kostenlosen Speicherplatz im Internet bereit, weiteren können Benutzer jederzeit gegen Bezahlung dazubuchen. Die dort geparkten Dokumente zapft dann unterwegs die zugehörige App an [21].
Jetzt muss das Foto nur noch auf das Smartphone des Kunden. Hier kommt bump ins Spiel [22]. Diese App bietet einen schnellen wie unkonventionellen Weg, um Kontaktinformationen, Fotos oder sogar Apps auszutauschen: Zunächst wählt man die zu übertragenden Elemente aus und stößt dann die Smartphones gegeneinander. Diese Übertragungsmethode setzt allerdings voraus, dass auf beiden beteiligten Geräten bump läuft.
Trau schau wem
Später im Hotel gilt es natürlich dem Chef von den Ereignissen per E-Mail zu berichten. Glücklicherweise bieten viele Hotels und öffentliche Plätze mittlerweile auch einen WLAN-Zugang an. Ob und in welches Netz Herr Kules gerade eingebucht ist, verrät ihm der WiFi Manager [23]. Zu jeder Netzwerkverbindung zeigt die App die Signalstärke und die Verschlüsselungsart an.
Mit einem Fingertip lässt sich die Verbindung unterbrechen und gezielt ein anderes WLAN aktivieren – oder das WLAN sogar ganz abschalten. Damit surft Herr Kuler im Tagungsraum nicht versehendlich in einem kostenpflichtigen Netz oder tappt am Bahnhof in eine von Kriminellen aufgespannte WLAN-Falle. Auf Wunsch hält der WiFi-Manager auch nach anderen WLAN-Netzen Ausschau, ein Radar zeigt sich gegenseitig störende Netze an. Die App ist folglich auch in Herrn Kulers Büro und daheim äußerst nützlich.
Apropos Sicherheit: Damit die im Smartphone gespeicherten Unternehmensdaten nicht ein Virus an windige Hacker überträgt, schützt unser Geschäftsmann sein Gerät selbstverständlich mit einer Sicherheits-App. Durch einen besonders großen Funktionsumfang begeistert das kostenlose avast! Mobile Security [24]. Es prüft nicht nur alle Apps, Dateien und Medien auf Schadroutinen, sondern mahnt auch mögliche Datenschutzprobleme an, enthält Anti-Diebstahl-Funktionen und bietet einen SMS- und Anruffilter. Zudem schnitt seine Virenerkennung in den Tests des Anti-Viren-Labors AV-Test äußerst gut ab [25].
Eine Antwort vom Chef bleibt aus, dafür hat ein Kollege einen wichtigen Vertrag zur Durchsicht geschickt. Word-, Excel- oder PowerPoint-Dokumente öffnet Kingsoft Office Free [26]. Das Layout der Dokumente bleibt dabei erstaunlich gut erhalten und lässt sich in Grenzen auch noch nachbearbeiten. Um PDF-Dokumente kümmert sich der Adobe Reader X [27], Projektpläne aus Microsoft Project öffnet schließlich noch der MPP Viewer [28].
Über die im Laufe der Zeit angesammelten Dateien jongliert Herr Kules übrigens mit dem Dateimanager ASTRO [29]. Mit ihm streift er nicht nur durch den Inhalt der Speicherkarte, über die Suchfunktion spürt er bei Bedarf auch längst verschollen geglaubte Dokumente, Bilder und Audiodateien auf. Zusätzlich erstellt ASTRO noch Sicherheitskopien der derzeit installierten Anwendungen und gestattet mit seinem Prozessmanager einen Blick auf alle laufenden Programme und ihren derzeitigen Speicherverbrauch.
Fazit
Als Herr Kules schließlich in sein Bett fällt, hat er insgesamt 25 Apps benutzt. Das sind jedoch bei Weitem nicht alle, die der Google Play Store für Geschäftsleute und Arbeitnehmer bereithält. Wer für eine Aufgabe oder ein Problem eine App vermisst, sollte dort in der Kategorie „Geschäftlich“ stöbern. Die meisten Apps verlangen übrigens stillschweigend eine (permanente) Verbindung ins Internet. Steht Herr Kules beispielsweise in einem Funkloch, dürfte er mit der Suche nach einem Hotel scheitern.
